Combatendo o Sentimento de Improdutividade

Um guia de dicas que uso no meu dia a dia para ser produtivo e me sentir assim.

Com alguma frequência, seja trabalhando em casa ou no escritório, muitas pessoas comentam comigo sobre se sentirem improdutivas, até mesmo quando sentem que passam o dia inteiro executando alguma atividade. Para esse tipo de conversa eu sempre gosto de usar a analogia da bicicleta.

Existem duas formas de pedalar: na marcha lenta ou na marcha pesada. A diferença é que na marcha lenta, você dá muito mais voltas pra chegar no mesmo lugar.

Não existe um jeito certo de pedalar, cada um pedala como lhe faz bem, mas quando o seu ritmo não está te deixando confortável, talvez seja preciso mudar. Neste artigo vou, compartilhar algumas práticas que funcionaram bem para mim e para membros das equipes nas quais trabalhei.

Ao aplicar esses conceitos você deverá sentir uma melhora na percepção de produtividade, e um sentimento mais forte de controle do seu dia e projetos que esteja executando.

Adote uma Agenda

Muitas pessoas não são ensinadas a usar agendas ainda quando jovens, e provavelmente nunca serão ensinadas ao longo da vida. Talvez para você, ter uma agenda signifique só coisa de trabalho. Mas, a verdade é que dentro da nossa analogia da bicicleta, a sua agenda é a forma mais fácil de saber em qual marcha — pesada ou leve — você está pedalando, e regular a intensidade como quiser.

Se você não possui uma agenda, esse é o primeiro passo. E, por favor, nada de agendas no papel, pegue algum aplicativo — existem vários gratuitos. A importância de ela ser eletrônica é por causa dos lembretes e da facilidade de carregá-la consigo para onde for.

Coloque tudo, ou quase tudo, na agenda

A sua agenda não é seu repositório de reuniões. Ela é seu divisor de tempo para todas as coisas que você faz: da hora do videogame até o tempo para responder e-mails. Ao final dessa atividade, sua agenda deveria parecer com algo mais ou menos assim:

DICA Experimente colocar cores diferentes para diferentes tipos de atividades. Eu, por exemplo, uso a cor verde para atividades pessoais e laranja para atividades do trabalho.

Algumas armadilhas para evitar nesse exercício:

Não tente colocar o tempo exato das atividades, arredonde o tempo para mais. Ao longo do dia você será interrompido ou precisará para ir ao banheiro, fazer um lanche.
Não deixe de alocar uma atividade por ela ser muito pequena, para isso eu costumo alocar o tempo de 15min minutos, não me permitindo me focar em mais de 4 coisas ao mesmo tempo dentro de 1 hora.
Separe os eventos que acontecem sempre — ler e-mails, reuniões de rotina etc — para os períodos do dia em que é menos interrompido, assim você ganha flexibilidade na agenda quando precisar encaixar um imprevisto.
Não esqueça as suas tarefas. Coloque tudo na agenda. Se você é programador, coloque os tempos em que planeja programar. Se você é um vendedor, o tempo em que precisa fazer ligações. Uma agenda não se trata apenas de coisas que você faz com os outros, mas da sua relação com o seu próprio tempo.

Combatendo reuniões

Uma regra que funciona para mim é a de não me permitir mais do que 3 reuniões no mesmo dia, e tenho ao menos um dia na semana na qual eu tento não marcar reuniões.

Trate as reuniões como reservas num restaurante bem movimentado: você tem um determinado número de mesas no dia, se elas estiverem ocupadas, marque para o dia seguinte. Dependendo da quantidade de reuniões que tiver que agendar, pode ser que daqui um tempo você precise falar: desculpe, só tenho reserva para daqui duas semanas.

Lidando com imprevistos

Se temos uma certeza quando planejamos algo, é que esse plano vai dar errado. Por isso os militares inventaram um termo chamado Command Intent (CI), que é a designação de uma tarefa que leva em conta que o objetivo final — intent — deve ser atingido, desconsiderando as dificuldades ao longo do percurso.

Quem trabalha com sprints de desenvolvimento ou projetos vai conseguir ver muito valor no conceito de commanders Intent. Existe um projeto a ser atingido, mas o planejamento da sprint sempre encontra falhas.

Mas, voltando para a sua agenda, o mesmo conceito se aplica. Alguns imprevistos vão aparecer. E ao longo do caminho você precisa se atentar para esses quatro tipos de atividade ao remanejar a agenda:

Importantes: algumas atividades são importantes para seus objetivos — cuidar de si e ver os amigos também entram na lista de importantes —, porém, são coisas que podem ser re-alocadas na agenda para algum outro momento no futuro. Faça o remanejamento assim que possível tentando manter a mesma ordem anterior.
Descartáveis: algumas atividades podem perder o sentido de existir por causa desses imprevistos. Delete-as da agenda, mas não se preocupe em mover todos os seus planos. Use esse tempo para re-planejar, caso seja necessário, ou até mesmo para adiantar alguma tarefa futura. É bom se sentir adiantado.
Fixas no tempo: às vezes os imprevistos aparecem na hora em que temos coisas na agenda que são fixas. Se você perder o tempo para uma reunião de acompanhamento, ou ir na academia, por exemplo, você não vai em duas reuniões ou duas vezes na academia no dia seguinte para repor, você simplesmente pula
Sensíveis ao tempo: são nessas atividades em que o perigo mora — um aniversário de uma pessoa querida ou o projeto que precisa entregar naquele dia —. Quando os imprevistos aparecem em cima dessas atividades, a recomendação é quebrar a agenda, e tentar fazer mágica. Essas situações acontecem com menos frequência quando se usa as agendas da forma correta.

Entregando de fato

Tudo perfeito e tudo bonito, mas uma agenda cheia não é significado de produtividade, e por isso, a segunda ferramenta muito importante é a lista de tarefas. E usar uma lista de tarefas parece simples, mas não é.

Juntar em uma lista única tudo que você tem para fazer pode mais assustar e dar a sensação de estar perdido do que o contrário. Mas, quando comecei a fazer as coisas abaixo, o sentimento de completude me deixou mais produtivo, e provavelmente vai te deixar também.

Um aplicativo que eu gosto de usar é o Todoist, pois ele permite ver as atividades nos próximos 7 dias, e também criar caixas separadas de tarefas — que nem quando criamos a agenda pessoal e profissional, por exemplo.

*Visualização dos próximos 7 dias de atividade no Todoist.*

No dia a dia, lide com essa lista da seguinte forma:

Defina uma quantidade máxima de tarefas para ter por dia. Eu, por exemplo, defino no máximo 3 items por dia para o trabalho e mais 2 pessoais. Mas, veja o que funciona para você e o tipo/tamanho das suas tarefas.
Quebre as tarefas em unidades de valor. Uma tarefa na sua lista de atividades não precisa ser um projeto completo, mas tente ao menos colocar um item que sozinho possua valor para o objetivo final. Coloco alguns exemplos abaixo:
- Implementar a interface dos endpoints da nova API de cadastro: implementar somente a interface de uso no código, sem a inteligência, é uma tarefa não tão longa e que mesmo não resolvendo o problema sozinha, ela já gera algum valor, seja para o passo seguinte ou para alguém que vá ver o seu commit no repositório e já começar a integrar mocks com sua API.
- Ler o e-mail gigantesco com o resultado do último projeto entregue: nem todo email grande precisa ser lido no tempo em que você reservou para ler e-mails. Trate essa leitura longa como uma tarefa pequena, e reserve o devido tempo para isso. Dessa forma, você dará muito mais atenção e não deixará de fazer outras coisas.
- Revisar os contratos novos do cliente A: se você é gestor de uma área ou trabalha no departamento legal da sua empresa, talvez isso já seja uma atividade diária que esteja na sua agenda. Isso não significa que você não tenha que colocar na sua lista de tarefas itens importantes que são entregáveis de valor — se você costuma revisar 10 contratos por vez, talvez a sua lista de tarefas tenha um limite máximo de 15 itens, por exemplo.

Imprevistos na lista de tarefas

A mesma regra que se aplica para a agenda, se aplica para a lista de tarefas, só que nesse caso, é muito mais simples, pois a lista de tarefas fala sobre atividades mais concretas.

O que algumas pessoas fazem, quando não conseguem terminar todas as atividades do dia, é simplesmente incluí-las no dia seguinte. Mas, isso gera um acúmulo difícil de resolver com o tempo.

Empurre as próximas atividades para frente quando precisar dar continuidade a uma tarefa do dia corrente. E se bater o limite de atividades do dia seguinte, continue empurrando-as para os dias seguintes. Sinta-se livre para alterar a ordem, podendo usar inclusive os mesmos critérios de tipos de atividades na agenda.

Dopamina

O clássico de dizer que ao marcar tarefas como concluídas você vai se sentir bem, todo mundo diz. Mas, é preciso entender que produtividade e se sentir bem está relacionado com a Dopamina que seu corpo produz.

E o mais importante é que dopamina é um negócio mais complexo e que tende a sumir quando uma recompensa é dada como garantida. O termo “a grama do vizinho é mais verde”, não é por causa do vizinho, mas porque temos a tendência a nos gratificar mais quando temos algo novo, ou incerto.

Por isso, nunca pare de usar sua agenda, ou lista de tarefas, mesmo quando o desânimo bater novamente. Ao invés disso, mova sua agenda, quebre um pouco a rotina, crie mais espaços em branco para dar espaço a atividades não planejadas, aumente ou diminua a quantidade máximas de tarefas no dia.

Por fim, faça algo novo, mesmo que isso signifique interromper aquele projeto longo e legal que vai fazer. Quando você se sente improdutivo ou inútil, talvez seja só seu cérebro te enganando e pedindo por algo que você parece ainda não ter.

Bote na agenda, e vá a caça.